Wir gehen davon aus, dass Mitglieder einverstanden sind, dass ihre bei der Aufnahme bekanntgegebenen Daten sowie spätere Änderungen in unserer Mitgliederevidenz gespeichert werden.

Aus Gründen der Vereinshistorie auch über die Dauer der Mitgliedschaft hinaus.

Zugang zur Evidenz hat nur der Vorstand.

An die Vereinsbehörde weitergeleitet werden die vorgeschriebenen Personaldaten der Vorstandsmitglieder.

Ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitglieds veröffentlicht der Verband Österreichischer Vercharterer (VÖV) nur Namen und URL sowie Kontaktdaten der Mitgliedsunternehmen.

Die Entscheidung, welche Mitglieder welche Informationen erhalten sollen, treffen die Mitglieder selbst.

Dabei ist zu unterscheiden in:

1. private Kommunikation zwischen Mitgliedern und
   
2. offizieller Kommunikation mit dem Verband.

Grundsätzlich gilt:

ad 1.) Sender und Empfänger entscheiden über die Verwendung und Aufbewahrung ausgetauschter Informationen und darin enthaltener persönlichen Daten und sind dafür auch verantwortlich.

ad 2.) Offiziell sind Informationen immer, wenn sie sich an ein Vorstandsmitglied oder alle Mitglieder wenden.

Dafür gilt:

• Der Verfasser ist für den Inhalt verantwortlich.
  
• Bestimmt das informierende (oder nachfragende) Mitglied nichts anderes, dürfen alle Informationen an alle Mitglieder weitergeleitet und von diesen genutzt werden.
  
• Eine Weitergabe der Informationen an Nichtmitglieder darf nur erfolgen, wenn das vom Obmann/der Obfrau genehmigt wurde, weil es im Interesse des Verbandes liegt.

Sich daraus ergebender externer Schriftverkehr bzw. dabei erhaltene persönliche Daten werden wie nachfolgend beschrieben behandelt.

Abgesehen von den Daten seiner Mitglieder erhält der VÖV personenbezogene Daten ausschließlich durch Anfragen – überwiegend per E-Mail bzw. im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben.

Anfragen an den VÖV sind solche, die direkt an die Mailadresse des VÖV gerichtet sind oder an den/die Vorsitzende(n) des Vorstands. (Obfrau/Obmann).

Siehe dazu: Impressum / Vorstandsmitglieder.

Wir gehen davon aus, dass der/die Anfragende einverstanden  ist, dass wir die uns dabei übermittelten Daten solange speichern, wie das für die Bearbeitung der Anfrage notwendig ist.

Wenn von den Anfragenden Daten Dritter weitergegeben werden, setzen wir voraus, dass die Betroffenen damit einverstanden sind.

Bitte berücksichtigen Sie aber, dass die Datenübertragung via Internet (z.B. per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann.

Der VÖV selbst  behandelt Anfragen oder Informationen absolut vertraulich.

Sollte der VÖV Informationen erhalten, die für alle Mitglieder interessant sind, werden diese nur anonymisiert  weitergegeben.

Schutz Ihrer persönlichen Daten

Der VÖV bemüht sich, die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestmöglich zu befolgen und verwendet Ihre Daten ausschließlich im Umfang der Anfrage.

Daten, die dafür nicht notwendig sind, werden nicht gespeichert.

• Telefonische Anfragen

Wird keine dem Telefonat folgende Information per E-Mail oder Rückruf vereinbart, werden im Telefonat gemachte personenbezogene Angaben nicht gespeichert.

Die Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

Kontaktdaten werden ausschließlich  für die im Telefonat vereinbarte Information (Rückruf/Information per E-Mail) verwendet aber nicht gespeichert. Ist der Vorgang nicht mit einer Informationsmail beendet, verfahren wir wie nachfolgend angeführt. 

• Anfrage per E-Mail

Der VÖV verwendet Outlook.

Ihre Anfrage inkl. ergänzendem Mailverkehr wird in einem eigenen Ordner abgelegt und solange aufbewahrt, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Danach wird der Ordner mit den Mails samt Anhängen gelöscht.

Der externe Mailserver ist nach dem Stand der Technik gesichert.

• Weiterleitung Ihrer Mails

Sollte es sinnvoll oder notwendig sein, Ihre Mails weiterzuleiten, werden Sie nach Ihrer Zustimmung gefragt.

Den/die Empfänger verpflichten wir, die Informationen streng vertraulich zu behandeln, ohne Ihre Zustimmung nicht weiterzuleiten und insgesamt die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten.

• Längere Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten und Unterlagen:

Das ist bei einer Beschwerde oder einem Schlichtungsverfahren notwendig.

Sollten Sie nicht direkt bei der Beschwerde oder Schlichtungsstelle anfragen, wird Ihre Anfrage an diese weitergleitet. Die VÖV-Mitglieder werden darüber nicht informiert.

Der VÖV selbst speichert ihm mit der Beschwerde übermittelte persönliche Daten nicht.

Die Beschwerde- und Schlichtungsstelle verarbeitet alle zur Bearbeitung notwendigen Unterlagen  inklusive relevanter Mails und speichert sie auf einem eigenen USB-Stick. Dieser wird vom (externen) Leiter der Beschwerde und Schlichtungsstelle sicher verwahrt und nach Abschluss des Verfahrens und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist lt. Verfahrensordnung durch physische Zerstörung gelöscht.

Über den Ablauf von Beschwerden oder das Schlichtungsverfahren informieren Sie sich bitte unter:  Beschwerde- und Schlichtungsstelle. 

Auch die Beschwerde- und Schlichtungsstelle ist bei einer Weiterleitung der Daten an Dritte an Ihr Eiverständnis gebunden. Auch diese Empfänger werden zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

Nach Auftragsbearbeitung werden Unterlagen mit personenbezogenen Daten gelöscht:

Die Aufzeichnungen darüber (Datenlogbuch) werden für mögliche Anfragen 5 Jahre nach Löschung der Daten aufbewahrt.

Die Aufbewahrung von Daten, für die das vorgeschrieben ist  (z.B. Finanzunterlagen), erfolgt ausschließlich in Papierform.

Auch die Beschwerde- und Schlichtungsstelle bewahrt Unterlagen während der dafür vorgesehenen Fristen nur in Papierform auf.

Das sind

bei Beschwerdeverfahren 2 Monate,

bei Schlichtungsverfahren: 3 Jahre.

Die Belege der Einzahlung der Schlichtungskosten werden vom VÖV entsprechend den dafür gültigen Vorschriften in Papierform aufbewahrt.

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen geschreddert und entsorgt.

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren.

In Österreich ist das die Datenschutzbehörde.